Afin de garantir une élection du comité directeur qui ne soit sujette à aucune contestation, la CSOE a examiné la qualité du fichier électoral au 15/01/2020.

De cet examen il ressort que :
•  des clubs n'ont pas désigné les nom et adresse de leur président, ce qui empêchera l'envoi à leur intention du matériel de vote par correspondance, et même de voter en étant présent à l'assemblée générale ;
•  de très nombreux clubs n'ont pas indiqué d'adresse électronique permettant de les joindre rapidement et d'éviter l'envoi de documents papier ;
•  des clubs ne sont pas à jour du règlement des cotisations et licences qu'ils ont commandées et qui leur ont été délivrées

5.1   Assemblée Générale composition L'Assemblée Générale est composée des clubs affiliés à la FFE et dont les cotisations sont à jour.
Ils sont représentés en la personne de leur Président (ès-qualité). À défaut, il peut se faire représenter par mandat spécial confié à toute personne licenciée dans le même club affilié ayant seize ans révolus.
5.2   Convocation
La convocation et son ordre du jour sont adressés, par voie électronique ou postale, à ses membres affiliés quinze jours au moins avant la date fixée pour la réunion de l'assemblée.

Les clubs sont donc invités à mettre à jour leur fiche en remplissant les paramètres indiqués ci-dessus. Les comités départementaux et les ligues régionales sont de même invités à effectuer les contrôles ci-dessus, et notamment à s'assurer que tout changement intervenu récemment dans la direction des clubs de leur ressort soit communiqué au secrétariat fédéral.